Prozesse digitalisieren: Wie klappt das in Ihrem Unternehmen?

+ Leitfaden in 5 Schritten

Höhere Produktivität, weniger Fehler und das alles zu geringeren Kosten – diese Vision haben viele Unternehmen. Nur setzen analoge oder halb-digitale Prozesse der Effizienzsteigerung in den meisten Fällen ein klares Limit. Wenn Sie Prozesse jedoch konsequent digitalisieren, eröffnen Sie Ihrem Unternehmen neue Entwicklungschancen.

Die Zeiten, in denen Prozessdigitalisierung ein interessanter Trend war, sind längst vorbei. Im Wettbewerb, ganz egal, ob lokal oder global, sind digitale Prozesse schlicht und einfach eine Notwendigkeit für die Wahrung der Konkurrenzfähigkeit und Erhöhung der Rentabilität. Doch welche Chancen (und auch Herausforderungen) bieten sie konkret? Und wo sollen Sie überhaupt anfangen? Einen ersten Ansatzpunkt finden Sie in diesem Artikel. 

Was ist Prozessdigitalisierung?

Ein unternehmerischer Prozess besteht aus mehreren Arbeitsschritten, die voneinander abhängig sind. Mit jedem Schritt sollen bestimmte Ziele oder Ergebnisse erreicht werden. Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge oder manuelle Geschäftsprozesse durch digitale Abläufe zu ersetzen. Dabei übernehmen Software-Anwendungen oder IT-Systeme die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen und Daten.

Was sind Beispiele für digitale Prozesse?

In welcher Abteilung oder Bereichen Ihrer Organisation Sie Prozesse gewinnbringend digitalisieren können, hängt von Ihrem aktuellen digitalen Reifegrad und den individuellen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen ab. Typische Beispiele für die Prozessdigitalisierung sind z. B.:

  • Digitalisierung analoger oder halb-digitaler Workflows (z. B. digitale Buchhaltung & Rechnungsworkflows, Datenpflege in Systemen)
  • Integration vorhandener Tools oder Systeme über Schnittstellen (z. B. als individuelle ERP-Lösung für den Mittelstand)
  • Automatisierung von Bestellprozessen und Lagerverwaltung sowie digitales Auftragsdaten- und Vertragsmanagement

In 5 Schritten: Wie können Prozesse digitalisiert werden?

Um Unternehmensprozesse zu digitalisieren, sind in der Regel mehrere Phasen nötig, wobei sich ein sorgfältiges, schrittweises Vorgehen auszahlt. Unserer Erfahrung nach ist am sinnvollsten, zunächst einen Business Case klar abzustecken und den dahinterliegenden Prozess konsequent zu digitalisieren. Anschliessend können Sie das Digitalisierungsvorhaben auf weitere Prozesse oder Abteilungen ausweiten. 

Der konkrete Ablauf variiert dabei natürlich abhängig vom Unternehmen oder von Ihren betriebsbedingten Anforderungen. Damit Sie eine erste Idee bekommen, definieren diese fünf Schritte den ungefähren Projektrahmen:

1. Bestehende Prozesse analysieren & verstehen

Am besten konzentrieren Sie sich zu Beginn auf ein überschaubares Handlungsfeld. Identifizieren Sie einen klaren Use Case bzw. einen Prozess, der aktuell noch analog oder manuell ausgeführt wird und von dem Sie sich einen effektiven Mehrwert versprechen, wenn Sie ihn digitalisieren. 

Für einen strukturierten Start braucht es allerdings auch einen objektiven Blick auf die Ausgangslage. Es kann sinnvoll sein, schon in diesem Schritt einen Entwicklungspartner hinzuzuziehen, der Sie dabei unterstützt, ein erfolgversprechendes Handlungsfeld ausfindig zu machen.

2. Ziele & Strategie festlegen

Sobald Sie den Business Case identifiziert haben, sollten Sie messbare Ziele wie z. B. eine Zeit- oder Kostenersparnis oder die Reduzierung der Fehlerquote festlegen, welche die erwartete Wertschöpfung messbar machen. Dazu gibt es verlässliche Modelle um den Return On Investment (ROI) zu berechnen, also ob und ab wann sich eine Digitalisierung für einen Use Case rechnet. 

Mit dem Ziel im Blick können Sie die eigentliche Prozessdigitalisierung planen. Dazu gehört, Verantwortliche festzulegen, die notwendigen Kompetenzen zu gewährleisten (über Outsourcing, falls nicht inhouse vertreten) und alle beteiligten Abteilungen bzw. Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Für eine hohe Akzeptanz und Motivation sorgen unter anderem eine offene Kommunikation und das Einholen von regelmässigem Feedback.

3. Prozesse optimieren

Bevor Sie damit beginnen, die ausgewählten Prozesse zu digitalisieren, sollten Sie die aktuellen Abläufe zuerst gründlich analysieren und auf Schwachstellen untersuchen. Denn das Problem ist: Ein in sich ineffizienter Prozess wird nicht automatisch zur High-End-Lösung, wenn sie ihn digital abbilden. Optimieren Sie den Prozess hinter Ihrem Use Case also zunächst, bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen.

4. Passende Technologien auswählen

Sind nach der Planung die Anforderungen klar, geht es an die Auswahl der notwendigen Technologien. Diese müssen nicht nur die definierten Kriterien erfüllen, sondern auch Ihre bestehende Systeme integrieren können. 

An dieser Stelle stellt sich zunächst die Frage, ob eine Standard-Lösung den Anforderungen gewachsen ist oder ob eine Individualsoftware die sinnvollere Wahl ist. Dazu sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  1. Lässt sich die Lösung problemlos in bestehende Systeme integrieren?
  2. Ist sie flexibel skalierbar?
  3. Wird die Benutzeroberfläche den Anforderungen Ihres Teams gerecht?
  4. Werden die Sicherheitsanforderungen erfüllt?
  5. Erreichen Sie die anvisierten Wettbewerbsvorteile?

Sollten Sie bei dieser ehrlichen Betrachtung feststellen, dass Sie mit einer Standard-Lösung nicht weiterkommen oder nur mit teuren Anpassungen, kann die Entscheidung für eine individuelle Software-Anwendung bzw. die individuelle Softwareentwicklung eine sinnvolle Alternative sein. So erhält Ihr Unternehmen alle erforderlichen Funktionen ohne unnötige Kosten für überflüssige Features. 

Digitale Prozesse integrieren & optimieren

Vor der finalen Umstellung werden die digitalen Prozesse ausführlich getestet. So erkennen Sie eventuelle Fehler oder erforderliche Anpassungen frühzeitig. Nach der erfolgreich abgeschlossenen Testphase geht der frisch digitalisierte Prozess live. 

Ende gut, alles gut? Im Prinzip schon. Jetzt hat Ihr Unternehmen den ersten entscheidenden Schritt im Digitalisierungsprozess getan. Mit den Erfahrungen aus dem ersten Projekt sind Sie bestens vorbereitet, die Prozessdigitalisierung in anderen Unternehmensbereichen anzugehen. 

Warum Prozesse digitalisieren? Vorteile & Ziele

Auf den Punkt gebracht: Wenn Sie in Zukunft noch wettbewerbsfähig sein wollen, ist die Digitalisierung von Prozessen ein absolutes Muss. Prozessdigitalisierung bedeutet vor allem Effizienz – und das auf verschiedenen Ebenen:

  • Kosteneinsparungen: Prozesse zu digitalisieren bedeutet, Prozesse zu automatisieren. Damit wird weniger Arbeitszeit auf überflüssige Handgriffe verschwendet und Ihre Ressourcen produktiver genutzt werden.
  • Effizienterer Fachkräfte-Einsatz: Wenn Sie in Zeiten des Fachkräftemangels Prozesse digitalisieren, stehen Ihnen die Ressourcen der qualifizierten Mitarbeitenden ganz für anspruchsvolle Aufgaben zur Verfügung. Zudem schaffen Sie ein ansprechendes Arbeitsumfeld, das weitere Fachkräfte anzieht.
  • Reduzierung der Fehlerquote: Manuell ausgeführte Prozesse sind immer fehleranfällig – gerade, wenn z. B. Daten übertragen werden müssen. Indem Sie Prozesse digitalisieren und auf einer Plattform zusammenführen, vermeiden Sie Medienbrüche oder Programmwechsel und reduzieren die Fehlerquote markant.
  • Beschleunigung der Datenverfügbarkeit: Daten sind zunehmend das Gold von Unternehmen. Mit zunehmender Prozessdigitalisierung sind diese in Echtzeit abrufbar und können extrem schnell analysiert werden. Dadurch erhöhen Sie Ihre Reaktionsfähigkeit und können schneller datenbasierte Entscheidungen treffen.
  • Erhöhung des Innovationspotenzials: Digitale Informationen lassen sich leichter analysieren und im Gesamtzusammenhang betrachten. So erkennen Sie Optimierungspotenziale noch eindeutiger und entwickeln schneller neue Produkte und Services.

Prozessdigitalisierung: Welche Herausforderungen gibt es?

Wenn Sie Prozesse digitalisieren, stehen den zahlreichen Benefits auch immer einige Herausforderungen gegenüber. Mit einer guten Digitalisierungsstrategie lassen die sich aber problemlos meistern:

  • Nicht greifbarer Begriff „Digitalisierung“: Der Diskurs zur Digitalisierung (und KI) wird oft emotional und wenig faktenbasiert geführt und entsprechend falsch interpretiert. Ein Partner kann mit wenig Aufwand durch gezielte Aufklärung Abhilfe schaffen und die Überlegungen in die richtigen Bahnen lenken. 
  • Geringe Veränderungsbereitschaft: Widerstand im Team gegen die Prozesse der Digitalisierung beugen Sie mit offener Kommunikation und umfassenden Schulungen vor. In diesem Rahmen lassen sich auch klare und messbare Ziele vereinbaren bzw. vermitteln.
  • (Vermeintlich) hohe Investition: Erstellen Sie einen realistischen Budgetplan, um überraschende Mehrkosten zu vermeiden. Prozesse zu digitalisieren, kann mittelfristig sogar günstiger sein, wenn Sie eine individuelle Softwareentwicklung wählen. Zwar müssen Sie dann in der Regel mit höheren Investitionskosten zu Beginn rechnen, später fallen dafür aber keine Lizenzkosten oder teure Anpassungen an.
  • Datenschutz & Datensicherheit: Prüfen Sie jede Technologie zur Prozessdigitalisierung sorgfältig auf ihre IT-Sicherheit und achten Sie bei der Wahl eines Entwicklungspartners darauf, dass das Thema ganz oben auf der Agenda steht.
  • Abhängigkeit: Ob Standard-Software oder SAP-Alternative – die Prozessdigitalisierung geht immer mit einer Abhängigkeit von technischer Infrastruktur und/oder dem Software-Anbieter einher. Umso wichtiger, dass Sie eine Lösung mit möglichst hoher Verfügbarkeit und verlässlichem Support wählen.

Ihr grösstes Risiko? Die Prozessdigitalisierung verschlafen!

Statt konsequenter Digitalisierung lieber bei den gewohnten Prozessstrukturen bleiben? Keine Option. Unternehmen, die sich nicht mit Prozessdigitalisierung beschäftigen, drohen gravierende (Wettbewerbs-)Nachteile wie hohe Betriebskosten durch ineffiziente Workflows oder eine zu langsame Entscheidungsfindung.

Prozesse zu digitalisieren ist hingegen eine wertvolle Chance, um durch eine effizientere Nutzung Ihrer Ressourcen dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. Dass sich das lohnt, zeigen Beispiele wie die effizientere Auftragsabwicklung mit ERP-Systemen für den Mittelstand.

Möchten Sie diese Chance nutzen? Dann melden Sie sich für uns und wir finden in einem Digital Discovery Workshop gemeinsam heraus, wo das grösste Potenzial liegt und wie Sie die Prozessdigitalisierung am besten anpacken.

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