Maschinelles Lernen, Natural Language Processing, generative KI – wo hört das Buzzword-Bingo auf? Wo fängt ein echter Mehrwert an? Alle reden davon, wie KI in Unternehmen immer mehr Systeme beeinflusst. ERP-Software bleibt da nicht aussen vor. Doch was bringt KI im ERP?

Wichtig ist: Die Debatte rund um den Einsatz von KI sollte keine emotionale Diskussion sein, sondern aus einer praxisnahen Perspektive geführt werden – mit konkreten Einsatzmöglichkeiten im Fokus, die Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Genauso wenig soll es darum gehen, den IST-Zustand einfach mit KI umzusetzen; vielmehr gilt es, ungenutztes Potenzial zu identifizieren und auszuschöpfen.

Warum ist der Einsatz von KI in ERP-Systemen interessant?

KI macht ERP-Systeme intelligenter, flexibler und effizienter. Doch warum sollten Sie sich gerade jetzt damit auseinandersetzen? Die Antwort liegt in der zunehmenden Komplexität von Geschäftsprozessen und der Dynamik der Märkte. KI hilft schneller auf Veränderungen zu reagieren, präzisere Entscheidungen zu treffen, gleichzeitig Kosten zu senken und damit die Effizienz markant zu erhöhen.  

Die Frage ist daher nicht, ob KI im ERP generell sinnvoll ist (denn ja, das ist sie), sondern wie Unternehmen diese Technologie im Rahmen der digitalen Transformation gezielt einsetzen können.

Welche Art von KI kann in ERP-Software zum Einsatz kommen?

KI-Technologien betreffen nahezu alle Geschäftsprozesse, wobei die folgenden KI-Arten besonders relevant für ein ERP im Mittelstand sind:

• Machine Learning (ML): Durch ML lernen ERP-Systeme aus Daten und treffen Vorhersagen. In der Praxis optimiert ML beispielsweise Logistik- und Lieferrouten in Echtzeit, was die Betriebskosten senkt und die Kundenzufriedenheit steigert.
• Natural Language Processing (NLP): NLP ermöglicht die Verarbeitung und das Verständnis menschlicher Sprache, was die Benutzerinteraktion mit ERP-Systemen verbessert. Chatbots und virtuelle Assistenten führen beispielsweise Mitarbeitende durch ERP-Workflows oder beantworten Kundenanfragen in Echtzeit.
• Robotic Process Automation (RPA): RPA-Technologie digitalisiert Prozesse und automatisiert Routineaufgaben. Ein ERP-System kann damit z. B. automatisch Berichte generieren oder wichtige Personaldokumente verteilen.
• Generative KI (GenAI): GenAl generiert neue Inhalte oder Daten basierend auf gelernten Mustern. In ERP-Systemen automatisiert sie beispielsweise die Erstellung von Marketingmaterialien, personalisiert Kundenmails und erstellt umfassende Verkaufsberichte. 

3 praktische Anwendungsfälle für KI in ERP-Systemen

Die Integration Künstlicher Intelligenz in ERP-Systeme eröffnet mittelständischen Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten. Hier sind drei Anwendungsfälle, die zeigen, wie KI in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt wird:

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung

KI-gestützte ERP-Systeme nutzen Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und Robotic Process Automation (RPA), um Rechnungen automatisch zu extrahieren, zu validieren und zu verbuchen.

Vorteile:

• Reduzierung manueller Fehler bei der Datenverarbeitung
• Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung
• Verbesserung der Liquiditätsplanung durch Echtzeit-Einblicke in offene Forderungen

2. Nachfrageprognosen & Bestandsmanagement

Machine-Learning-Algorithmen analysieren historische Daten und Echtzeitinformationen, um die zukünftige Nachfrage vorherzusagen und Lagerbestände zu optimieren.

Vorteile:

• Vermeidung von Überbeständen oder Stock-outs
• Effizientere Produktionsplanung durch genaue Bedarfsprognosen
• Kosteneinsparungen durch optimierte Lagerhaltung

3. Personalisiertes Kundenmanagement

KI im ERP-System kann Kundendaten analysieren, um personalisierte Empfehlungen oder Dienstleistungen anzubieten. Das verbessert die Kundenerfahrung und steigert die Kundenbindung.

Vorteile:

• Höhere Kundenzufriedenheit durch maßgeschneiderte Lösungen
• Steigerung des Umsatzes durch gezielte Angebote
• Effizientere Bearbeitung von Kundenanfragen durch Chatbots

Mehrwert und Herausforderungen von KI im ERP 

Einen echten Mehrwert können KI-Anwendungen innerhalb Ihres ERP dann bieten, wenn sie nicht einfach „dazugestellt“, sondern strategisch sinnvoll in einen digitalen Transformationsprozess eingebunden werden. Dann kann Ihnen die Integration von KI in ERP-Systeme u. a. diese Vorteile bieten:

• Prozessautomatisierung: KI übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie Datenverarbeitung oder Berichterstellung, wodurch Mitarbeitende sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. 
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Durch die Analyse von Echtzeitdaten erkennt KI Muster, erstellt Prognosen und gibt fundierte Handlungsempfehlungen.
• Dynamische Ressourcenplanung: KI-Algorithmen ermöglichen eine vorausschauende Planung, die auf Echtzeitdaten basiert und sich dynamisch an veränderte Bedingungen anpasst.
• Kostenreduktion: Durch optimierte Prozesse, reduzierte Fehlerquoten und effizientere Ressourcenallokation werden Betriebskosten erheblich gesenkt.

Herausforderungen & Lösungsansätze

Trotz aller Vorteile birgt die Integration von KI auch Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen – v. a., wenn Know-how und Führung fehlen:

• Datensicherheit & Datenschutz: KI benötigt Zugang zu grossen Datenmengen, um möglichst effektiv eingesetzt werden zu können. Damit steigt das Risiko von Datenlecks oder Verstössen gegen Datenschutzrichtlinien. 

Lösung: Implementierung strenger Sicherheitsmassnahmen und sauberer Datenschutzvorgaben 

• Datenqualität: Die Effektivität von KI hängt stark von der Qualität der Daten ab. Fehlerhafte Daten können Ergebnisse verfälschen.

Lösung: Einführung eines robusten Data-Governance-Modells zur Sicherstellung konsistenter und sauberer Daten

• Akzeptanz & Change Management: Mitarbeitende können skeptisch gegenüber neuen Technologien sein, insbesondere wenn sich die eigene Arbeitsweise dadurch verändert. 

Lösung: Schulungsprogramme, KI-Workshops, eine klare Kommunikation der Vorteile durch KI sowie eine schrittweise Einführung neuer Prozesse

Wie sollten Sie vorgehen, um ERP & AI effektiv zu integrieren?

Die Einführung von AI in ERP-Systeme ist ein entscheidender Schritt, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Doch wie sollten Sie dabei konkret vorgehen? Die richtige Herangehensweise hängt stark von Ihren individuellen Anforderungen, bestehenden Systemen und verfügbarem Budget ab:

1. Komplett neue ERP-Lösung mit integrierten KI-Funktionen

Sowohl der Platzhirsch als auch einige SAP-Alternativen sind von Grund auf mit KI-Funktionen ausgestattet und bieten Lösungen für automatisierte Prozesse, präzise Analysen und vorausschauende Planungen. Allerdings ist so ein ERP-System mit KI mit hohen Investitionskosten verbunden und erfordern eine umfassende Implementierung sowie Schulung der Mitarbeitenden.

2. Erweiterung bestehender Systeme durch Module des Anbieters

Viele ERP-Anbieter haben KI-Module im Angebot, die bestehende Systeme erweitern. Der Vorteil liegt in der nahtlosen Integration in das bestehende System. Allerdings können diese Erweiterungen teuer sein, insbesondere wenn sie individualisiert werden müssen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

3. Hybrid-Lösung: Ergänzung durch etablierte KI-Anwendungen

Eine pragmatische und oft kosteneffiziente Alternative ist die Integration bewährter KI-Lösungen von Drittanbietern in bestehende ERP-Systeme. Hierbei werden marktübliche KI-Lösungen oder SaaS-Tools genutzt und gezielt in Workflows integriert. So werden genau die Funktionen hinzugefügt, die für das Unternehmen relevant sind. 

Unsere Empfehlung: Strategische Beratung als erster Schritt

Die Einführung von KI in ERP-Systeme ist sowohl eine technische als auch eine strategische Entscheidung: Schließlich genügt für eine erfolgreich digitale Transformation nicht die Abbildung des IST-Zustands in ein Computersystem. Vielmehr gilt es Prozesse zu optimieren, Systeme effizienter zu gestalten und Mitarbeitende aktiv einzubinden. Nur so lassen sich ungenutzte Potenziale wirklich ausschöpfen. 

Eine professionelle KI-Beratung hilft Ihnen, den Bedarf zu analysieren und die passende Lösung zu identifizieren, während sie gleichzeitig die digitale Kompetenz in Ihrem Unternehmen stärkt. Mitarbeitende müssen nicht nur verstehen, wie sie mit den neuen Tools arbeiten können, sondern auch deren strategischen Mehrwert erkennen. Nur dann kann Akzeptanz geschaffen und die digitale Transformation erfolgreich vorangetrieben werden.

Effizienter, intelligenter, flexibler: KI für ERP-Systeme

Die Integration von KI in ERP-Systeme bietet Unternehmen erhebliche Vorteile. Durch Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing und Robotic Process Automation können Geschäftsprozesse optimiert, Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden. Gleichzeitig ermöglicht KI eine bessere Anpassung an Marktveränderungen und eine personalisierte Kundenansprache.

Die mit der Einführung einhergehenden Herausforderungen wie Datenschutzrisiken, Anforderungen an die Datenqualität und Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden lassen sich durch gezielte Massnahmen bewältigen. 

Möchten Sie erfahren, was Künstliche Intelligenz für Ihr Business leisten kann? Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.