Software Sourcing – so macht man es richtig

Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie das Thema «Software Sourcing» angehen sollten, damit sie den optimalen Nutzen für Ihr Business generieren können. Analysieren Sie Ihre Situation, planen Sie sorgfältig und setzen Sie mit einem Partner wie Riwers qualitativ hochwertige Software um.

Am Anfang: Analyse & Planung

Der richtige Einstieg in ein IT Sourcing Projekt ist zentral um die Weichen frühzeitig auf Erfolg zu stellen. Was sind die wichtigsten Punkte, die bei der Planung eines IT Sourcing Projekts zu beachten sind?

Wie bei allen IT-Projekten ist eine zeitlich realistische Aufwandseinschätzung Pflicht. Hat das Unternehmen selbst eine erfolgreiche interne IT Abteilung, kann es mit Hilfe dieser abgewickelt werden. Verfügt man nicht darüber oder möchte das Projekt mit Spezialisten durchführen, hilft ein vertrauenswürdiger Berater oder Beratungsfirmen und deren kompetente Unterstützung immens. Für diejenigen, die es selbst in die Hand nehmen möchten, haben wir folgende Praxistipps.

Noch vor der Planungsphase sollte sich ein Unternehmen diese Fragen stellen:

Kompetenz – Wie ist der eigene Maturitäts Level bei der Durchführung von IT Projekten? Ist man mit Softwareentwicklung vertraut oder ist die Disziplin nur Mittel zum Zweck für das eigentliche Business und man fühlt sich damit eigentlich unwohl? Das Handling von Softwareprojekten wird oft unterschätzt, meistens wird zu stark auf die technischen Aspekte reduziert. Projekte scheitern allerdings selten an der technischen Kompetenz von Entwicklern als vielmehr an der Vorbereitung, Planung und Durchführung. Dafür ist eine solide Maturität nötig.
Erfahrung – Wurden schon IT Sourcing Projekte durchgeführt? Hier geht es zum einen um die tatsächliche Erfahrung und die Fähigkeit ein “internationales” Projekt durchzuführen, vor allem auf Englisch und somit nicht in der Sprache mit welcher man sich vertraut fühlt. Und zweitens, wie man sensibel ein neues IT Sourcing Projekt nach innen kommuniziert, denn oftmals wird es von der eigenen IT als Bedrohung angesehen und kann Unmut und Existenzängste schüren.
Einsatz – Welche Mitarbeit bin ich als Unternehmen bereit in dem Projekt zu leisten? Stelle ich z.B. den Projektleiter, Business Analyst oder Product Owner oder ist ein eigenes Entwicklungsteam oder sind einzelne Entwickler involviert? Gerade bei wenig Maturität ist die kompetente Besetzung solcher Schlüsselrollen ein Erfolgskriterium um bekannten Fallstricken aus dem Weg zu gehen.
Projektdetails – Welches Volumen hat das Projekt? Ist es eine Neuentwicklung oder Weiterentwicklung? Gibt es gesetzliche Regulatoren die zu beachten sind? Wieviel internes Business Know-how ist notwendig? Das sind die entscheidenden Faktoren für die Definition des Software Entwicklungsprozesses. Auf jeden Fall empfehlen wir ein agiles Vorgehensmodell.

Faktisch kann die Liste beliebig lang erweitert und detailliert werden. Wichtig ist, dass man zu einem realistischen Bild über den Maturitäts-Level des eigenen Unternehmens in der Ausführung von IT Sourcing Projekten kommt.

In der Praxis gibt es meist folgende unternehmensseitige Herausforderungen ein Software Projekt schneller, besser in der Qualität und kostengünstiger durchzuführen

Zu starke Trennung/zu wenig Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen
Zu strikte Hierarchien/Bürokratien
Meist zu detaillierte und kostenintensive Planung

Im konkreten Projekt schlagen wir darum fast ausschließlich ein agiles Projektmanagement und Entwicklungsprozesse vor, welche auch die Schnittstellen zu anderen Abteilungen berücksichtigen und alle organisatorischen Herausforderungen Schritt für Schritt pragmatisch angehen.

Eine gute Planung deckt alle wichtigen Punkte ab, muss aber nicht jedes Detail im Vorfeld definieren. Das kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in der praktischen Umsetzung erfolgen.

Projekte umsetzen

Nach dem Projekt Setup stellt sich die Frage: Was sind die kritischen Faktoren um das Projekt erfolgreich abzuschließen?

Wie bei allen Softwareprojekten weicht die Praxis, also die eigentliche Ausführung, stark von der Theorie, also dem Plan, ab. Deswegen hat generell ein IT Sourcing Projekt genau die gleichen Erfolgsfaktoren wie jedes IT Projekt.

Aus unserer Praxiserfahrung sind folge Punkte für ein erfolgreiches IT Sourcing Projekt wichtig

Aktive Projektunterstützung durch das Management und den Sponsor. Der Gedanke hierbei ist: Das Management sorgt dafür, dass das Team erfolgreich arbeiten kann. Natürlich schwingt legitimes Eigeninteresse mit, das eigene Projekt soll erfolgreich sein.
Etablierung eines einfachen und pragmatischen Entwicklungs-/Reporting Modells. Wichtig ist ein Modell welches Parameter wie Teamperformance, Backlog, Sprintziele, Fehlerquoten, geleistete Aufwände und Kosten berücksichtigt. Nur dann ist ein verlässlicher Ausblick möglich und Probleme können früh erkannt, adressiert und eliminiert werden.
Kompetente Besetzung von Schlüsselpositionen. Zudem müssen diesen Personen die entsprechende Zeit und Kompetenzen/Handlungsvollmachten gegeben werden. Egal ob diese intern oder extern besetzt werden.
Offene Diskussion über Projektrisiken als auch deren Bewältigung. Risikomanagement darf nie Nebenschauplatz sein, sondern soll stetig thematisiert und systematisch aufgebaut sein. Dazu gehört das verlässliche Forecast Modell welches Daten zur Früherkennung liefert.
Realistische zeitliche und finanzielle Budgetplanung. Eine verlässliche Schätzung von Aufwand und somit Kosten sind unerlässlich für die Business-Planung. Ist diese zu Beginn nicht ohne weiteres möglich macht es oft sogar Sinn, ein paar Tage in die Detaillierung von Scope und Anforderungen zu investieren um genau Schätzungen zu ermöglichen.
Regelmäßige Reviews und Verbesserungsvorschläge im Team definieren und umsetzen. Besonders in der Startphase ist eine regelmässige Reflexion aller möglichen Aspekte der Projektausführung wertvoll. Nur so können Schwachstellen frühzeitig erkannt und ohne grossen Aufwand beseitigt werden.
Auswahl eines vertrauenswürdigen und kompetenten IT Sourcing Partners. Und wieder, technische Kompetenzen sind essentiell aber selten kritisch im Projektverlauf. Wichtig ist, dass der Partner schnell und auf Augenhöhe agiert, verfügbar ist, transparent arbeitet und Hindernisse antizipiert um diese frühzeitig zu eliminieren.
Berücksichtigung von Feedback der eigenen Projektmitarbeiter und Partner. Regelmässige Feedback-Loops und ein informeller Austausch helfen nicht nur Hindernisse früh zu erkennen, sie bringen auch die Meinung der Mitarbeiter mit ein was zu hoher Wertschätzung und schliesslich höherer Motivation führt.
Und dass man das Team arbeiten lässt

So einfach ist es … und doch auch wieder nicht!

Nochmal: Wichtig ist, dass alle zentralen Rollen (Product Owner, Scrum Master, Senior Entwickler) kompetent besetzt sind, ein klarer Scope und klare Zielvorgaben existieren und das Team innerhalb des Projekts die Entscheidungskompetenz hat. Die zentrale Aufgabe des Managements ist das Team zu unterstützen und den Rücken freizuhalten und Probleme, z.B. Konflikte unterschiedlicher Abteilungen oder unpassende Betriebsprozesse, anzugehen und zu beseitigen.

Ein professioneller Sourcing Anbieter kann und wird das Management sowie das interne Team zusätzlich in diesem Prozess unterstützen. Bei der Auswahl sollte man diesen Punkt abfragen, da dies ein Indiz sein kann hier einen Anbieter zu haben, der bereits diese Problematik kennt, Erfahrung gesammelt hat und damit umzugehen versteht.

Partnerwahl: Welcher IT Sourcing Anbieter passt zu mir?

Bei der Auswahl des IT Sourcing Anbieter geht es vor allem um diese Kriterien

Kompetenz – Wie steht es um die gewünschte technische Kompetenz? Wie sieht die methodische Kompetenz aus?
Kosten – Welchen Preis haben die Dienstleistungen? Welche Preismodelle werden angeboten?
IT Standorte – Welche werden angeboten? Das ist vor allem wichtig, wenn man einerseits viel Wert auf direkte Meetings legt und Reisetätigkeiten plant. Andererseits ist die jeweilige Kompatibilität der Arbeitsweise und -denke essentiell.
Firmenkultur – Passt der Anbieter zu uns und unserer Ethik?
Methodik – Welche Vorgehensweisen werden angeboten? Idealerweise wird genau das gewünschte Vorgehen als Dienstleistung angeboten, bzw. sollte standardisiert sein.
Vertrauen – Der Grundstein jeder Beziehung. D.h. der Dienstleister sollte einen plausiblen Gameplan vorlegen wie das Projekt zum Erfolg geführt werden soll.

Die Preisfrage stellt sich immer, ist essentiell, darf aber nicht dominant sein

Generell kann man sagen, umso näher man geographisch und somit auch kulturell am Markt des Kunden ist, desto höher sind die Stunden-/Tagessätze, da sehr sicher die Lebenshaltungskosten und somit die Löhne höher sind. Das kann ungefähr 30 bis 40% Unterschied im europäischen Vergleich ausmachen. Der Unterschied ist auf Junior Level grösser, auf Level Senior gleichen sich die Löhne in den unterschiedlichen Ländern wieder an. Wichtig zu wissen ist, dass alle Sourcing Anbieter ungefähr die gleiche Kostenstruktur haben, ca. 75% sind Personalkosten.

Bei sehr günstigen Angeboten sollte man sehr vorsichtig sein. Okay, jetzt sprechen wir aus der Erfahrung als jahrelange IT Sourcing Anbieter und Manager: Zu günstige Angebote können langfristig nur durch die Auswahl/Austausch der Mitarbeiter oder anderen Abrechnungsoptimierungen funktionieren. Zu oft lassen sich Entscheidungsträger von den Zahlen leiten und sitzen einem Anbieter auf, welcher die Erwartungen an Qualität, Kommunikation und Zusammenarbeit nicht erfüllen kann.

Darum ist es sehr wichtig einen vertrauenswürdigen Anbieter zu haben und genau zu wissen welche Mitarbeiter des Anbieters für das eigene Projekt arbeiten. Ein seriöser IT Sourcing Anbieter kann ziemlich genau einschätzen, wann ein Sourcing Projekt oder ein gewünschtes Setup Sinn macht. Hier gilt es vorsichtig zu sein, wenn ein Anbieter, oder oftmals der Verkäufer des Anbieters, jedes Projekt oder Setup sofort akzeptiert.

Neben dem Preis sind aber auch folgende Kriterien bei der Standortwahl wichtig: Stabilität (EU, Euro, Inflation), Fluganbindungen (viel, kurz, schnell), generelle Infrastruktur, generelle Sprachkompetenz und sehr zentral: Gibt es eine vergleichbare Arbeitskultur. Da Punkten natürlich die Länder welche schon länger in der EU sind und einen hohen Entwicklungsgrad einbringen.

Darum sollte man sich immer unterschiedliche Angebote einholen und alle wichtigen Faktoren in die Entscheidung einfliessen lassen.

Welches sind heikle themen die ich beim sourcing beachten muss?

Generell gesagt macht ein Outsourcing eines IT Projekts immer dann Sinn, wenn zum einen die Kompetenzen (technisch oder methodisch) und die Organisation fehlen, es zu wenig verfügbare interne Mitarbeiter und benötigte Skills gibt oder man Kosten optimieren möchte.

Wenn eine Anwendung sehr viele Schnittstellen zu anderen internen Anwendungen hat und deshalb die Mitarbeiter sehr oft vor Ort beim Kunden sein müssen, sollte man sich an einen Anbieter wenden welcher auch lokal vertreten ist. Deswegen legen wir bei Riwers grossen Wert auf lokale Präsenz, gerade bei Rollen wie Projektleitung, Product Owner oder Requirements Engineer wo eine rege Interaktion mit Kunden wichtig ist für das Verständnis.

Ein weiteres Thema ist die Sprache. Wenn alle internen Prozesse derzeit auf Deutsch sind und das auch beibehalten werden soll, ist dies ein klares Zeichen sich nach einem Anbieter umzuschauen, der Deutsch beherrscht. Das Entwicklungsteam muss dabei nicht einmal zwingend Deutsch sprechen, fast immer bewährt sich die Lösungen mit einem deutschsprechenden Brückenkopf, der sprachrelevante Themen «übersetzt». Und dank intelligenter Apps wie Deepl können heute komplizierteste Spezifikationen in sekundenschnelle in sehr hoher Qualität übersetzt werden.

Angebote wie deutsch sprechende Softwareentwickler in Osteuropa oder sogar Ägypten gibt es, aber Deutsch auf einem akzeptablen Niveau können max. 10% der möglichen Softwareentwickler. Da kann man gleich von Anfang mit einer Schnittstelle Deutsch-Englisch in Form eines Brückenkopfs planen.

Bei solch einem Setup werden Mitarbeiter auf Wunsch oder Druck vom Kunden seitens des Sourcing Anbieters vor allem nach der Sprachkompetenz und nicht nach der technischen Kompetenz ausgewählt. Davon raten wir ab, denn damit wird ein einfach lösbares Problem höher gewichtet als der Fokus auf Lieferqualität, was sich hinten raus im Projekt immer rächt.

Das IT Sourcing Projekt sollte grundsätzlich ein gewisses Volumen/Grösse haben, da es immer einen Overhead wie mehr Reisetätigkeiten, höhere Aufwände durch detaillierte, strukturierte Anforderungsbeschreibung, usw. gibt. Im übrigen gilt das für ein Offshore-Projekt umso mehr.

Aber pauschalisieren kann man nicht. Bei Riwers haben wir Projekte in Form von verlängerten Werkbänken mit einem Entwickler, welcher direkt mit dem Kunden zusammenarbeitet. Das funktioniert jahrelang immer sehr gut.